روابط عمومی الکترونیک چیست؟
دردنیای امروز که به عصرارتباطات معروف گشته و تغییرات و نوآوری‌های تکنولوژیکی، ارتباطات و اطلاع‌رسانی و ارائه خدمات سرعت بالایی پیدا کرده، کشورها و سازمانهایی موفق‌اند که همسو وهمپای تغییرات محیطی حضوری قدرتمند و مؤثر در این چرخه داشته باشند و با شناخت مخاطبان، سیاستهای القایی خودشان را بر روی آنها گسترش دهند و این مقدور نخواهد بود مگر اینکه یک تعریف مجدد از روابط عمومی و کارکردهای آن داشته باشیم.
در این راستا سوال این است که آیا روابط عمومی های موجود و یا روابط عمومی هایی که تا بحال داشتیم تا چه میزان توانسته است با تاثیرپذیری از فنآوری‌های نوین ارتباطی، برنامه‌ها و سیاستهای سازمانهای ما را با گرایش‌ها، خواسته‌ها و نیازهای مخاطبان تطبیق دهد و جوابگوی نیازهای واقعی آنها باشد؟ مطمئنا پاسخ زیاد رضایت کننده نیست زیرا:
1- مخاطبان ما نسبت به سالهای گذشته با سوادتر، آگاه تر و جستجوگرتر شده اند
2- فضای رقابتی به جهت رقیبان جدید در عرصه‌های مختلف بخصوص در حوزه های فرهنگی و تربیتی گسترش پیدا کرده است
3- ابزار های برقرار کننده ارتباط با مخاطبان نسبت به سالهای گذشته علمی تر،فنی تر وبا نفوذ تر شده است
4- نوع نیازهای مخاطبان در مقایسه با سالهای قبل متفاوت و صبر و حوصله آنها برای ارضاء اطلاعاتی کمتر شده است یعنی مخاطبان ما در عصر کنونی می خواهند در کمترین زمان ممکن به بیشترین اطلاعات دسترسی داشته باشند.
5- برخی روابط عمومی ها هنوز روش‌های سنتی را کنار نگذاشته ونخواسته اند با استفاده از ابزار روابط عمومی الکترونیک، وظایف خود را انجام دهند و یا تلفیقی از روابط عمومی سنتی و الکترونیک را بکار گیرند؛
بنابراین باید از روابط عمومی سنتی به سوی روابط عمومی الکترونیک حرکت کرد تا یک روابط عمومی کارآمد داشته باشیم اما چگونه؟
ضرورت حرکت به سوی روابط عمومی الکترونیک:
حجم وسیع اطلاعات و داده‌های گسترده که هر روزه نیز بر میزان آن افزوده می‌شود، یکی از الزامات حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک محسوب می‌شود، چرا که روش‌های سنتی قادر به دسته‌بندی و ایجاد امکان دسترسی به حجم بالای داده‌های سازمانهای اجتماعی، اقتصادی فرهنگی و خدماتی نیستند و تنها روابط عمومی الکترونیک می‌تواند با استفاده از فناوری‌های نوین این علم، این مشکل را مرتفع کند.
اما در این خصوص باید ابتدا شمایی کلی از روابط عمومی الکترونیک داشته باشیم.
روابط عمومی الکترونیک چیست و چه تفاوتی با روابط عمومی سنتی دارد؟
آموزشگاه رسانه :روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از تکنولوژی‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌هاي روابط عمومي را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذینفعان به حداکثر برساند.
در این معنا، روابط عمومی الکترونیک در مقایسه با روابط عمومی سنتی از نظر هدف و نقش و جایگاه در سازمان، تغییری نکرده ولی از توانمندی بمراتب بالاتری از حیث افزايش بهره‌وري و كارآيي و ارتباط مناسب‌تر بين سازمان و مخاطبان آن برخوردار است.
روابط عمومي الكترونيك به لحاظ مفهومي فرقي با روابط عمومي سنتي ندارد. در روابط عمومي الكترونيك ما از كاغذ استفاده نمي كنيم و شايد وجه تمايز اصلي روابط عمومي الكترونيك و روابطعمومي سنتي به لحاظ شكلي در همين نكته نهفته باشد؛ چون همه ابزارند و معمولا از ابزار براي رسيدن به اهداف كه در فلسفه وجودي هنر هشتم نهفته شده استفاده مي شود.
به طور كلي، اينترنت كار كارشناسان روابط عمومي را آسان تر كرده است. كارگزاران روابط عمومي به واسطه استفاده از پايگاه ها و سايت ها و پست الكترونيك با سرعت بيشتر به مخاطباني بيشتر دسترسي پيدا مي كنند.
يكي از مزيت هاي اصلي روابط عمومي الكترونيك، تعاملي بودن آن است. كارگزاران روابط عمومي مي توانند از طريق تريبون هاي آزاد فهرست پستي با همكاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اينترنت اين تعامل را آسان تر كرده است.
در فرم سنتي روابط عمومي، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت مي گيرد و هزينه هاي زيادي صرف اشتباهات مي شود. به اعتقاد دكتر مارلو، اين اشتباهات و افزايش هزينه ها سبب شده تا كارگزاران روابط عمومي به استفاده از خدمات فناوري اطلاعات به ويژه روابط عمومي الكترونيك گرايش بيشتري پيدا كنند.
همچنين از روابط عمومي الكترونيك مي توان براي توسعه طرح هاي موجود روابط عمومي استفاده كرد كه باعث توسعه فعاليت هاي سنتي آن نيز مي شود. به علاوه روابط عمومي الكترونيك، رابطه موجودبين متخصصان روابط عمومي و روزنامه نگاران را تغيير داده و اين امر نشانگر اين است كه روابط عمومي از پوسته يك شغل رابطه يي صرف خارج خواهدشد و به جايگاه شايسته و بايسته خود دست مي يابد.
مساله ديگر كه در اين زمينه مي توان به آن اشاره كرد اين است كه روابط عمومي الكترونيك يك چرخه خبري 24 ساعته به وجود آورده است، يعني مخاطبان سازمان شما در هر زمان و مكان كه اراده كنند مي توانند به مطالب مورد دلخواه خود دست پيدا كنند.در واقع، روابط عمومي الكترونيك محدوديت هاي موجود را از بين برده است. شما در روابط عمومي الكترونيك با تك تك مخاطبان در ارتباط هستيد.
روابط عمومی الکترونیک به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهای الکترونیک برای انجام ماموریت‌های روابط عمومی استفاده می شود. قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده در روابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نیز در چارچوب روابط عمومی الکترونیک قرار می گیرد.
در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجهه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی‌های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می شود.
مفهوم روابط عمومي الكترونيكي و ديجيتالي
استفاده از فناوري ديجيتالي خصوصا كاربردهاي مبتني بر وب سايت‌هاي اينترنتي براي افزايش دسترسي و ارائه خدمات و اطلاعات ارتباطي به كاربران و سازمانها و نهادها و دريافت اطلاعات از طريق آن.
اين روش زمينه بالقوه‌اي براي كمك به ايجاد رابطه‌اي ساده، روان و مؤثر بين سازمانها و نهادها و ارائه خدمات ارزان قيمت و فوري به كليه گروههاي كاربر را فراهم خواهد كرد.
روابط عمومي الكترونيكي و ديجيتالي در واقع فضائي در خدمت كاربر قرار مي‌دهد كه در آن كاربر، به راحتي به اطلاعات دست پيدا كرده و نياز خود را مرتفع مي‌كند.
ويژگي‌هاي روابط عمومي الكترونيكي و ديجيتالي
روابط عمومي در جوامع اطلاعات آينده نقش مهمي در امر اطلاع رساني بهينه، ارائه سرويس‌ها و خدمات به تك تك افراد جامعه خواهد داشت. ويژگي‌هاي خاص روابط عمومي ديجيتال سبب تسهيل دسترسي شهروندان و مخاطبان به اطلاعات و خدمات مورد نياز و كاهش هزينه‌ها خواهد شد.
-در روابط عمومي الكترونيكي بهره‌گيري از فناوري‌هاي نوين هدف نيست بكه وسيله است وسيله‌اي در جهت ارائه خدمات و سرويس‌هاي مورد نياز به مخاطبان.
-روابط عمومي ديجيتالي در قيد زمان و مكان نيست. خدمات و اطلاعات در تمامي روزها و ساعات در دسترس شهروندان و مخاطبان قرار مي‌گيرد.
-روابط عمومي ديجيتالي ارتباطي دو سويه بين سازمان ها و مردم حاكم مي‌كند.
– مخاطب در روابط عمومي ديجيتالي جمع نيست بلكه فردي است. در روابط عمومي الكترونيكي بايد پاسخگوي تك تك اعضاي جامعه اطلاعات بود.
نقاط ضعف و قوت روابط عمومي الكترونيك چيست؟
ظاهرا نقطه ضعفي در روابط عمومي الكترونيك وجود ندارد. همه ما بايد توجه داشته باشيم كه روابطعمومي الكترونيك يك فن برتر و مدرن است كه در اختيار كارگزاران روابط عمومي قرار گرفته است. در آمريكا بيش از 95 درصد كارگزاران روابط عمومي دارايpc متصل به اينترنت هستند و بخش اعظم فعاليت هاي آنها از طريق اينترنت صورت مي گيرد. در آلمان بيش از 60 موسسه و شركت دولتي و خصوصي از روابط عمومي الكترونيك براي تسريع در اطلاع رساني و برقراري ارتباط سريع با مخاطبان استفاده مي كنند.
مزیت های روابط عمومی الکترونیک:
1- تعامل دو سویه با مخاطبان با استفاده از فناوري هاي نوين اطلاعات و ارتباطات در روابط عمومی ها
2- خارج شدن سازمانها از قید و بند محدودیت‌های زمانی و مکانی در برقراری ارتباط با مخاطبان
3- صرفه جویی در زمان و ساعات کار در ادارات
4- دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات دولتی
5- کاهش هزينه ها، تقويت کارآمدي مديریت، افزايش رضايتمندي از خدمات و انجام سريعتر امور
ضرورت روابط عمومی الکترونیک در سازمانها :
الف: روابط عمومي‌ها را موظف می کند هميشه خود را به روز نگه داشته و از جديدترين ابزار و تكنولوژي‌ها در انجام وظايفشان استفاده كنند
ب: موجب توسعه طرح هاي موجود در سازمان و فعالیتهای روابط عمومي می شود.
ج: روابط عمومي الكترونيك، رابطه موجودبين متخصصان روابط عمومي و روزنامه نگاران را تغيير داده وآن را بهبود می بخشد.
د: سازمانها را مقید می کند تا با بهره‌گيري از تكنولوژيهاي نوين، ظرفيت‌هاي جديد ارتباطي و اطلاع‌رساني خود را تسريع نمايند.
موانع موجود در شکل گیری روابط عمومی الکترونیک در سازمانها :
1- فراهم نبودن زيرساخت‌ها و امكانات شبكه‌اي و مخابراتي در روابط عمومی ها
2- نبود سواد كامپيوتري كاربران دیجیتال ازجمله كارشناسان روابط عمومي و عدم تسلط بر زبان انگليسي به عنوان زبان جهاني برای استفاده بهینه از امكانات ابزار ديجيتال و تكنولوژيهاي نو
3- نبود بینش و اطلاعات وسیع رسانه ای در برخی مدیران روابط عمومی که منجر به کند شدن حرکت روابط عمومی الکترونیک در سازمانها می شود.
4- نامناسب بودن جایگاه روابط عمومی‌ها در سازمانها و عدم باور مدیران برای توسعه فنی و علمی این واحد برای بکارگیری مدیران و کارشناسان متخصص در این حوزه
5- عدم بهره‌مندي از بودجه مناسب و از همه مهمتر نبود نيروي انساني متخصص و آموزش ديده
6- عدم آموزش های لازم از سوی متولیان امر، به کارگزاران این رشته در سازمانها
پیشنهادات:
علاوه بر حذف موانع مذکور موارد ذیر به عنوان پیشنهاد مطرح می شود.
1- تدوین معماری نو و مطلوب برای شکل گیری روابط عمومی الکترونیک در آموزش و پرورش کشور
2- ارائه مدل های پیاده سازی روابط عمومی الکترونیک در استانها به صورت یکنواخت و یکپارچه
3- تدوین برنامه زمانی مشخص برای گذر از روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک و تعریف یک چشم انداز برای رسیدن به وضع مطلوب
4- ضرورت تجدید نظر در چارت سازمانی روابط عمومی ها مبتنی بر آیین نامه جدید(ابلاغی مردادماه 86 از سوی دولت)
نتیجه‌گیری
روابط عمومی الکترونیک، از ضرورت‌های اجتناب‌ناپذیر دولت الکترونیک بوده و روابط عمومی است که می‌تواند و باید زمینه‌های لازم و بسترسازی مناسب را برای تحقق دولت الکترونیک فراهم نماید؛ چراکه هر‌گونه بیتوجهی نسبت به تربیت شهروند الکترونیک، باعث خواهد شد انرژی و هزینههای مربوط به ایجاد دولت الکترونیک هدر رفته و آن را با شکست مواجه کند.
با این توضیح،اصحاب روابط عمومی ناگزیرند به استقبال فناوري هاي جديد بروند تا به تصورغالب مبنی بر ناکارآمدی روابط عمومی ها در دستگاه ها و سازمان های اجرایی پایان دهند.
برای گذر از مرحله روابط عمومی سنتی، باید مرحله به مرحله پیش رفت وبه روابط عمومی الکترونیک نظر داشت و درمراحل بعدی،رسیدن به روابط عمومی های پیشرفته تر را در دستور کار قرار داد. به کار گیری نیروهای متخصص روابط عمومی،استفاده از مکاتبات الکترونیک، افزایش اختیارات وموقعیت روابط عمومی دردستگاه ها،بهره گیری از ابزار وشیوه های نوین در سطح ادارات ونهادها،توجه خاص به افکار عمومی،ارتباط آنلاین با خبرگزاری ها وسایت های مرتبط،امکان برقراری ارتباط سریع با مخاطبان وپاسخگوکردن سازمان ها از جمله راهکارهای اجرایی اولیه برای گذر از مرحله روابط عمومی سنتی به الکترونیک است.
منبع:http://resanheshenasi.blogfa.com/post/8
